Of je nu ondernemer bent of gewoon in loondienst werkt: iedereen met een volle agenda worstelt weleens met timemanagement. Het is voor velen een bekend probleem. Je lijkt geregeerd te worden door je mailbox, je laat je te makkelijk afleiden door Facebook of je hebt het gevoel het overzicht op al je werkzaamheden kwijt te zijn. Goed timemanagement kan je productiviteit verbeteren en stress wegnemen. Tijdens het de door Starters Succes en Bizztopia georganiseerde ‘Bites & Business’ gaf Dirk de Bruijn van Novisom er een workshop over.
Veel profijt
Dirk de Bruijn weet er veel vanaf. Hij heeft een eigen bedrijf als online projectmanager, maar heeft zich sterk verdiept in timemanagement en geeft daar geregeld workshop over. In de tijd dat hij e-commerce manager bij Beter Bed was ontwikkelde hij die vaardigheden omdat hij het gevoel had niet efficiënt te werken. Hij ging erover lezen en volgde drie jaar geleden een cursus. Dirk heeft er dagelijks veel profijt van en draagt zijn opgedane kennis nu over op anderen.
Tips
De workshop die hij hield voor een groep ondernemers uit de regio bestond uit een combinatie van tips die iedereen eigenlijk wel weet, bijvoorbeeld plan vaste tijden in waarop je je e-mail bekijkt en zet je Outlook en alle meldingen tussendoor uit. Tips die een andere manier van werken vragen, zoals ‘begin je dag altijd met een grote klus of een klus waar je tegenop ziet’. Maar ook praktische tips over middelen die je werkefficiëntie kunnen verbeteren, zoals Trello voor een overzicht van je taken.
Mailbox
Het goed inrichten van je mailbox is volgens De Bruijn één van de eerste dingen die moeten gebeuren. Hij adviseert om geen overvloed aan submapjes in te stellen, maar te kiezen voor een paar. Hij heeft er zelf onder andere één die ‘vandaag doen’ heet en een mapje ‘wachten op’ voor mails waar hij niet meteen mee aan de slag kan.
Timeboxing
Goed timemanagement gaat volgens De Bruijn vooral ook over timeboxing. Zelf maakt hij elke dag een nauwkeurige planning, waarbij hij ook tijd indeelt voor onvoorziene werkzaamheden. “En als ik een mail krijg die me meer dan een kwartier kost om te beantwoorden, dan doe ik dat niet meteen, maar zet ik het in mijn agenda voor een ander moment.”
Hij sloot af met de belangrijkste tip: “Elke week evalueer ik of ik mijn persoonlijk doelstellingen haal. Maar ik stel mezelf dan ook altijd de vraag of ik genoeg heb gelachen.”
